Loonadministratie · aangiftetermijnen · betaalbevoegdheid
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een administratiekantoor
Een administratiekantoor werkt met termijnen die elke maand terugkomen en met gegevens die jaren doorwerken. Een fout in de loonadministratie wordt vaak pas ontdekt als een werknemer met pensioen gaat.
- Meerdere verzekeraars objectief vergeleken
- 9,5 klantbeoordeling nieuwe verzekering
- AFM-vergunning 12016589
- Persoonlijk 072 - 509 24 56, werkdagen 9–17
Premie berekenen of offerte aanvragen
Vrijblijvend, binnen één werkdag reactie.
Reken zelf uw premie uit met de rekenmodule.
Vul uw gegevens in; binnen één werkdag ontvangt u een voorstel.
- Wij vergelijken het aanbod van meerdere verzekeraars
- Een adviseur toetst of de dekking bij uw activiteiten past
- Overstappen regelen wij, inclusief opzegging
Een premie-indicatie, geen persoonlijk advies. Liever overleggen? Bel 072 - 509 24 56.
In het kort
Het werk van een administratiekantoor bestaat uit het correct en op tijd verwerken van andermans cijfers. De schade die daarbij ontstaat is zuivere vermogensschade: geld dat de klant kwijtraakt terwijl er geen zaak is beschadigd en niemand letsel opliep. Denk aan belastingrente na een te late aangifte, een gemiste faciliteit die bij tijdige toepassing had gegolden, of een correctie over meerdere jaren die pas bij een boekenonderzoek opduikt.
Loonadministratie levert de langst doorlopende fouten op. Een medewerker die niet is aangemeld bij het verplichte bedrijfstakpensioenfonds, een verkeerde cao-schaal, een onjuiste toepassing van de werkkostenregeling of een gemiste wijziging in de premieafdracht werkt door zolang niemand het opmerkt. Wordt het jaren later hersteld, dan komen de nabetaling, de rente en de herstelkosten in één keer op tafel. De norm staat in artikel 7:401 BW: u moet de zorgvuldigheid betrachten die van een vakbekwame collega in dezelfde opdracht mag worden verwacht.
Bij de schaderegeling telt telkens hetzelfde onderscheid: belasting of premie die de klant sowieso verschuldigd was, is geen schade. Verzekerd is het extra nadeel dat door uw fout ontstond. En boetes en dwangsommen zijn op vrijwel elke polis uitgesloten — controleer of die uitsluiting ook geldt voor de verzuimboete die uw klant krijgt doordat u te laat indiende. Dat is voor dit vak het belangrijkste verschil tussen twee offertes.
Deze pagina behandelt één situatie. Het volledige overzicht staat op Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) vergelijken.
Waar u op let
Vier onderwerpen waar een administratiekantoor in de praktijk tegenaan loopt.
Fouten in de loonadministratie werken jaren door
Een gemiste pensioenaanmelding of een verkeerd ingedeelde functie levert een nabetaling over de hele periode op. Werk daarom met een vaste controle bij indiensttreding, bij functiewijziging en bij elke cao-wijziging, en bevestig aan de klant welke gegevens u van hem heeft ontvangen. Die bevestiging is later uw enige bewijs.
Wie bewaakt welke termijn?
Discussies gaan zelden over de aangifte zelf, maar over de vraag of de klant zijn stukken op tijd aanleverde. Leg de aanlevertermijnen vast in de opdrachtbevestiging en registreer te late aanlevering. Draagt de klant medeschuld, dan verdeelt artikel 6:101 BW de schade en blijft er van de vordering vaak weinig over.
Toegang tot bankomgevingen
Verzorgt u betaalbatches of heeft u autorisatie in de bankomgeving van klanten, dan loopt u een risico dat géén beroepsfout is. Verduistering, betaalfraude en een gemanipuleerd rekeningnummer vallen buiten deze polis en horen bij een fraude- of cyberverzekering. Werk met vierogencontrole op elke betaalopdracht.
Advies waarvoor een vergunning nodig is
Zodra u een klant begeleidt naar een financiering, verzekering of pensioenproduct, raakt u de Wet op het financieel toezicht. Werkzaamheden waarvoor de vereiste vergunning ontbreekt zijn uitgesloten, net als opzet en bewuste roekeloosheid (artikel 7:952 BW). Verwijs door en leg de verwijzing schriftelijk vast.
Waar hangt uw premie van af?
- Jaaromzet — vaak uitgesplitst naar administratie, loon en fiscaal
- Aandeel loonadministratie — salarisverwerking kent langlopende fouten
- Aantal medewerkers — inclusief ingeleende krachten in het drukke seizoen
- Omvang van uw klanten — grotere werkgevers betekenen grotere correcties
- Verzekerd bedrag — per aanspraak en per verzekeringsjaar
- Retroactieve datum — boekjaren komen vaak met vertraging aan het licht
Verzekeraars wegen deze gegevens onderling verschillend. Daarom loont vergelijken.
Wat is gedekt
| Situatie | AVB | BAV |
|---|---|---|
| Bij een boekenonderzoek blijkt dat u de omzetbelasting van een klant jaren onjuist verwerkte | Nee | Ja |
| Een klant loopt de investeringsaftrek mis doordat u een aanschaf verkeerd boekte | Nee | Ja |
| Een klant verliest een subsidie doordat uw jaarcijfers te laat gereed waren | Nee | Mits |
| Een klant eist uw honorarium terug omdat de jaarrekening moest worden overgedaan | Nee | Nee |
| Een bezoeker valt over een doos met dossiers in uw kantoorgang | Ja | Nee |
| Uw server valt uit en drie klanten kunnen een week niet bij hun administratie | Nee | Nee |
Alleen het extra nadeel dat pas door uw fout ontstond telt als schade, niet wat de klant hoe dan ook verschuldigd was.
Veelgestelde vragen
De vragen die wij hierover het vaakst krijgen.
Onze klant kreeg een verzuimboete doordat wij te laat indienden. Is die gedekt?
Dat hangt volledig af van de formulering van de boete-uitsluiting. Sluit de polis alle boetes uit, dan ook deze, hoe onredelijk dat voor de klant voelt. Sommige verzekeraars maken onderscheid tussen een sanctie die aan de verzekerde zelf is opgelegd en het bedrag dat de klant als schade lijdt. Vraag hier bij de offerteaanvraag expliciet naar.
Een werknemer van ons heeft geld weggesluisd bij een klant. Valt dat hieronder?
Nee. Dit is geen beroepsfout maar opzettelijk handelen, en artikel 7:952 BW sluit schade door opzet uit. Voor dit risico bestaat een aparte fraude- of geldverduisteringsdekking, die vaak wordt gecombineerd met eisen aan functiescheiding en autorisaties. Voor de klant blijft u wel aanspreekbaar op de vraag of uw interne beheersing op orde was.
Wij nemen de administratie van een gestopt kantoor over. Wat regelen we?
Twee dingen. Laat vastleggen of uw polis de overgenomen dossiers met terugwerkende kracht meeneemt, en zorg dat de overdragende partij een uitlooptermijn afsluit voor zijn eigen periode. Zonder die afspraken komen klachten over oude boekjaren bij u binnen zonder dat er dekking tegenover staat. Regel dit voordat de klanten worden overgezet.
Hebben wij hiernaast nog een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering nodig?
Als u personeel heeft of klanten ontvangt wel. Schade aan het pand dat u huurt, letsel van een klant die in uw ontvangstruimte struikelt en de zorgplicht uit artikel 7:658 BW voor uw eigen personeel vallen alle drie buiten deze polis. Die risico's horen op een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, die vaak in hetzelfde pakket wordt ondergebracht.
Verder lezen
Vergelijkbare pagina’s
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een zelfstandig accountant
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een administratiekantoor zonder personeel
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een zelfstandige boekhouder
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een belastingadviesbureau
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een accountantskantoor
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een studieadviesbureau
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een boekhoudkantoor
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor een zelfstandige belastingadviseur
